ESTUDO DE CASO EM UMA PEQUENA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO EM ELETRODOMÉSTICOS E REFRIGERAÇÃO

ESTUDO DE CASO EM UMA PEQUENA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO EM ELETRODOMÉSTICOS E REFRIGERAÇÃO

Verônica Antunes Ribeiro*

Julianna Stefany Pedro Coutinho**

Humberto Elias Giannecchini Fernandes Rocha Souto***

Rafael Izidoro Martins Neto****

RESUMO

O presente estudo tem como objetivo analisar e descrever o processo de compra de uma pequena empresa prestadora de serviços de manutenção em refrigeração e eletrodomésticos no município de Bambuí-MG. Foi realizado uma pesquisa qualitativa descritiva, no formato de estudo de caso. A pesquisa destacou o processo de compra da empresa estudada através de um fluxograma, que divide as compras de produtos comuns ou específicos, subdivididos pelos tipos de compras e seus respectivos processos. Calculou-se o custo de oportunidade das compras mensais e do período total da pesquisa classificados quanto aos tipos de compra.

Palavras-chave: Custo de oportunidade, Fluxograma, Compra, Estudo de Caso.

ABSTRACT

The present study aims to analyze and describe the purchase process of a small company that provides refrigeration and appliance maintenance services in the municipality of Bambuí-MG. A descriptive qualitative research was carried out, in the case study format. The research highlighted the purchase process of the company studied through a flowchart, which divides purchases of common or specific products, subdivided by the types of purchases and their respective processes. The opportunity cost of monthly purchases and the total period of the survey were calculated according to the types of purchase.

Keywords: Opportunity cost. Flowchart. Purchase. Case study.

1 INTRODUÇÃO

O mercado atual vem exigindo das empresas mais competitividade, e para que elas se encaixem no é necessária uma administração capacitada em adaptar as rápidas mudanças em todas as suas áreas.           

As compras organizacionais, são de responsabilidade administrativa, que preza pelo conhecimento sobre este processo para que seja possível atender as exigências do mercado e colocar a empresa em seu auge de competitividade. As compras estão relacionadas a todas as funções das organizações. Ela é quem supre as necessidades da demanda empresarial, afeta diretamente no patrimônio da empresa e na posição da mesma no mercado.

As empresas precisam conhecer melhor a área de compras, porque ela é um fator estratégico e abrange vários recursos, principalmente os financeiros. É preciso desenvolver novos processos e estratégias para que a empresa não perca seus objetivos e sua competitividade no mercado (ARAÚJO, 2010).

Segundo Braga (2006), a partir dos anos 1970, período caracterizado pela crise do petróleo, houve uma crescente pertinência da função compras para as empresas, as decisões de aquisição de materiais eram as mais importantes por se tratarem de atividades que suprem as necessidades internas da empresa, criando assim, uma concepção de formulação estratégica das organizações.

A gestão estratégica de compras vem conquistando um espaço considerável nas organizações. A aquisição de materiais diretos ou indiretos, bem como a contratação de serviços diariamente pelas empresas, tem forte influência na sua sustentabilidade, uma vez que há o aumento de concorrentes, os clientes estão cada vez mais exigentes e o mercado dispõe de mudanças rapidamente (ANDRADE, 2012).

A atividade compras vem trazendo benefícios para a empresa, como: reduz custos, proporciona garantia da qualidade dos materiais adquiridos, melhores prazos de pagamentos, além de relações duradoras com os fornecedores através das estratégias de negociação. Estas vantagens referem ao reconhecimento da função de compras como uma ferramenta estratégica empresarial (MARTINS; ALT, 2006).

O tema proposto na pesquisa se deu através do reconhecimento da importância da função compras para as organizações. Esta função é estratégica para o desenvolvimento da organização. Conforme as exigências do mercado, ela é quem vai suprir as necessidades da demanda, e assim realizar compras para atender ao serviço ou ao estoque, conduzindo a redução de custos e promovendo competitividade diante dos concorrentes.

O principal objetivo desse estudo é descrever o processo de compra de uma pequena empresa prestadora de serviços de manutenção em refrigeração e eletrodomésticos no município de Bambuí – MG. Como objetivos secundários estão classificar os tipos de compra da empresa e calcular o custo de oportunidade mensal e total do período, de acordo com processo de compra.

Metodologia

O presente estudo tem como base uma pesquisa qualitativa descritiva no formato de estudo de caso para conhecer e descrever o processo de compra de uma pequena empresa no setor de manutenção e reparação de eletrodomésticos e refrigeração. Segundo Gressler (2004), a pesquisa qualitativa é “utilizada quando se busca descrever a complexidade de determinado problema não envolvendo manipulação de variáveis e estudos experimentais”.

Ainda segundo Yin (2001, p.10), “o estudo de caso é uma inquirição empírica que investiga um fenômeno contemporâneo dentro de um contexto da vida real, quando a fronteira entre o fenômeno e o contexto não é claramente evidente e onde múltiplas fontes de evidência são utilizadas”.

Para coleta de dados, foram realizadas diversas visitas a empresa objeto de estudo, onde os gestores se disponibilizaram a fornecer informações e conteúdo que pudessem ser analisados pelos autores e apurados conforme as necessidades da pesquisa. O período de coleta das informações se deu entre março a maio de 2020. A troca de informações com os gestores também contribuiu ao máximo para a verificação das informações coletadas.

O tratamento e análise dos dados foram realizados com apoio de um computador utilizando a ferramenta pacote de dados office 2016, onde o programa Excel alimentou todas as informações sobre cálculos do custo de oportunidade, compras, identificação do produto, preço, fornecedores e dados secundários sobre a descrição das atividades da empresa. A separação dos dados coletados forneceu condições para a realização da análise questão a questão dos objetivos e também os cálculos e movimentações operacionais da empresa. A seguir serão descritos os resultados alcançados.

Resultados e Discussão

Após toda a análise das informações coletadas, observação direta da rotina da empresa estudada, e também a troca de informações com os gestores responsáveis, pôde-se relatar os processos e decisões desenvolvidos na rotina organizacional da empresa.

No que se refere ao processo de compra, todas as operações são realizadas pelos seus gestores, onde é feito o contato direto com os fornecedores de acordo com a necessidade de produtos para a realização dos serviços de manutenção em aparelhos eletrodomésticos e refrigeradores. Por ser uma pequena empresa com porte reduzido e local, muitas atividades são desenvolvidas pelo mesmo profissional, assim um processo de compra, venda, e até mesmo manutenção pode ser desempenhado por um único funcionário conforme a necessidade da empresa. Atualmente a empresa conta com dois funcionários e dois gestores responsável.

O processo de compra, mesmo que simples pelo tamanho da empresa, leva em consideração estratégias, principalmente no que se refere a planejamento e custo. Após análise verificou-se que a empresa toma muitas decisões operacionais conforme sua demanda de atendimento, ou seja, muito material e peça que é comprado passa pela demanda e urgência em atender o cliente. Muitas vezes a compra não é realizada sobre o menor preço nem sob a ótima de melhor escolha. Um ponto contrário a este, seria o fato de não se acumular estoque e ficar com receitas paradas prejudicando o fluxo de caixa do empreendimento.

Para melhor exemplificar o processo de compra e tomada de decisão, foi desenvolvido pelos autores alguns documentos que demonstre na prática todos os avanços e atividades praticadas. A começar pelo fluxograma do processo de compra e demanda da empresa. Junto dele a legenda informacional dos dados adotados. Também foi disponibilizado informações como figuras de como é feito a solicitação de materiais para os fornecedores. Esse contato é totalmente informal realizado por aplicativo de conversação e fica concretizado a atividade, em uma espécie de “confiança” entre as partes.

Devido ao espaço reduzido e a necessidade de cumprir as orientações e regras de publicação, os autores disponibilizaram a seguir o código QR CODE, onde pode ser visualizado o processo de uma forma mais dinâmica e completa. Para acessar os dados, basta que o leitor tenha em seu aparelho celular a função de leitura do código disponível e posicione a câmera do celular na imagem. O código será redirecionado para um arquivo PDF contendo o fluxograma elaborado pelos autores sobre todo o processo de compra, comunicação entre empresa e fornecedores, e recebimento de mercadoria.

Figura 01: Leitor QR CODE

Fonte: Os autores (2020).

A análise do custo de oportunidade da empresa é relativa ao quanto ela perde nas compras, de acordo com os tipos. Nesta análise, é perceptível os valores que a empresa paga a mais quando a decisão da compra não depende do valor que irá pagar pela mercadoria.

A planilha com os produtos adquiridos no mês de março de 2020 mostrou que 103 produtos foram comprados, sendo 63 produtos adquiridos na compra com urgência na entrega, representando uma perda de R$795,95.

Do total da aquisição, 19 produtos foram comprados de fornecedores específicos, que dão garantia nos produtos da marca, sendo o custo de oportunidade de R$200,78. 18 produtos foram comprados conforme o planejamento da empresa, tendo um custo de oportunidade de R$157,39. Por fim, 4 produtos foram específicos, ou seja, têm uma compra diferenciada, onde não se encontra valores estimados de perda por serem comprados de fornecedores exclusivos. Totalizando um custo de oportunidade de R$1154,12 no mês de março de 2020.

No mês de abril de 2020, foram adquiridos 86 produtos, representados pelo custo de oportunidade total do mês de R$679,94. Neste mês, houve compras de 53 produtos com a necessidade de urgência na entrega, custando para a empresa R$594,13. Já os produtos comprados de fornecedores de uma marca específica foram somente 3, não havendo perca no valor pago pelos produtos. E na compra planejada, foram adquiridos 30 produtos, tendo o custo de oportunidade de R$85,81.

No mês de maio de 2020, a pesquisa contou com a compra de 55 produtos, totalizando R$294,19 do custo de oportunidade. A distribuição deste custo ficou da seguinte forma: para as compras com urgência na entrega, foram adquiridos 41 produtos, com custo de R$275,24; para as compras de marca específica, foram comprados apenas 2 produtos com custo de R$8,00 e para as compras planejadas, 12 produtos, custando R$10,95.

Durante os três meses de pesquisa, percebeu-se que o custo de oportunidade total do período é de R$2128,25, conforme a quadro 3:

Quadro 1 – Custo de oportunidade

Fonte: Os Autores (2020).

O custo de oportunidade da empresa estudada é representado, separadamente, na tabela, conforme os tipos de compras, percebe-se que o maior custo de oportunidade é dos produtos com urgência na entrega, com 78,25% na participação e totalizando R$ 1665,32 durante o período da coleta de dados. Os produtos das compras planejadas conta com 11,94% na participação do custo de oportunidade, e no final do período é representado pelo valor de R$ 254,15. Já os produtos que dependem da garantia da marca constam com 9,81% e R$ 208,78 dos custos de oportunidade. Os produtos específicos não contribuem com valores para o custo de oportunidade, porque se trata de uma compra que não realiza a cotação de preços com mais fornecedores. A compra é feita diretamente com fornecedor específico do produto.

CONCLUSÃO

Com relação ao processo de compra, pode-se concluir que é realizado em vários momentos. Por se tratar de uma empresa prestadora de serviços, é necessário atender a demanda do mercado de acordo com suas exigências, e como a empresa trabalha com muitos setores de consertos, não é possível manter estoque de todos os produtos. Logo, as compras são realizadas conforme a demanda, de acordo com os diferentes tipos de produtos que são consumidos e que serão necessários para determinada manutenção.

Percebe-se também a necessidade de estudar a função compras da empresa, podendo descrever os processos e as variáveis das compras realizadas durante o período, visto que este processo é o que afeta diretamente o vínculo com os fornecedores e o poder de negociação.

De acordo com o custo de oportunidade, no período de março, abril e maio de 2020, a empresa teve uma perca de R$2128,25 com as compras que não priorizaram o preço, adquirindo mercadorias com maiores valores. Com este estudo foi possível perceber que as compras com urgência na entrega dos produtos são as que mais ocasionam o custo de oportunidade. As compras planejadas pela empresa também têm um valor significativo no custo de oportunidade, porque é levado em consideração a decisão em cima do custo de oportunidade total da compra e não dos produtos em específicos, gerando maior economia no valor total da compra, do que fazendo a cotação dos preços dos produtos separadamente.

A empresa é familiar, com iniciativas precipitadas em relação às compras, tendo percas nas compras sem planejamento, afinal a empresa tem poucos fornecedores e ainda não tem a preocupação com a cotação de preços, em muitas das vezes, nas suas compras. Por este motivo que a pesquisa irá oferecer conhecimento desta área empresarial para melhorias. Como melhorias para a organização estudada, é conveniente que as compras sejam registradas em planilhas para que, posteriormente, possa ser feito o controle das peças mais adquiridas.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANDRADE, G. C. Gestão estratégica de suprimento em uma empresa do setor elétrico brasileiro. 2012. Tese de Doutorado. Universidade Federal do Rio de Janeiro.

ARAÚJO, A. C. F. de. Compras empresariais: um estudo de caso no grupo Diários Associados. Monografia (Graduação em Administração) – Centro Universitário de Brasília – Brasília, DF, 2010.

BRAGA, A. Evolução Estratégica do Processo de Compras ou Suprimentos de Bens e Serviços nas Empresas. Artigos Instituto ILOS, Rio de Janeiro, RJ, Brasil, 2006.

GRESSLER, L. A. Introdução à pesquisa: projetos e relatório. 2 ed. São Paulo SP, Loyola, 2004.

MARTINS, P. G.; ALT, P. R. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2006.

YIN, R. K. Estudo de Caso: planejamento e métodos. 2ª. Ed. Porto Alegre: Bookman, 2001.

*Verônica Antunes Ribeiro; veronicaantunes2602@gmail.com; Bacharelado em Administração IFMG Bambuí

** Julianna Stefany Pedro Coutinho; Julianajuuh-stefany09@hotmail.com; Bacharelado em Administração IFMG Bambuí

***Humberto Elias Giannecchini Fernandes Rocha Souto;

 humbertogsouto@gmail.com; Graduando em Administração IFMG Bambuí.

****Rafael Izidoro Martins Neto; rafael.izidoro18@hotmail.com; Bacharelado em Administração IFMG Bambuí; Pós Graduação em Docência IFMG Arcos.